Tools Menu in MS Word 2003 टूल्स मेनू माइक्रोसॉफ्ट वर्ड

Tools Menu in MS Word 2003 के अंतर्गत आप पेज में लिखे गए Word की मीनिंग चेक कर सकते हैं। तथा ऑनलाइन कोलैबोरेशन और पेज में लिखे गए वर्ड और पैराग्राफ इत्यादि को काउंट कर सकते हैं।

Spelling and Grammer स्पेल्लिंग और ग्रामर – Tools Menu in MS Word 2003

Tools Menu in MS Word में Spelling and Grammer के द्वारा लेख की स्पेलिंग और ग्रामर को चेक कर सकते हैं। इस पर क्लिक करते ही निम्नलिहित डायलॉग बॉक्स खुलेगा।

Not in dictionary : इस बॉक्स में वह शब्द दिखाई देगा जो कंप्यूटर की डिक्शनरी में नहीं है। अब या तो इस शब्द की spelling गलत है। या फिर यह किसी और भाषा का शब्द है। यानि इस बॉक्स में गलत स्पेलिंग वाला शब्द दिखाई देगा।

Change to : इस बॉक्स में वह शब्द दिखाई देगा। जिस शब्द को ऊपर वाले शब्द से बदलना है।

Suggestion : इस लिस्ट बॉक्स में उस शब्द से मिलते जुलते शब्द मौजूद होंगे। जो Not in dictionary में मौजूद है। अब इन शब्दों में से स्पेलिंग वाले शब्द का चयन करें। 

Ignore :- इस बटन पर क्लिक करने से शब्द को सही किये बिना आगे बढ़ जायेगा।

Ignore All :- इस बटन पर क्लिक करने से वह शब्द जहाँ जहाँ भी है उसको सही किये बिना आगे बढ़ जायेगा।

Change : इस बटन पर क्लिक करने से सिर्फ एक जगह बदलेगा।

Change All : इस बटन पर क्लिक करने से वह शब्द जहाँ जहाँ भी है। उन सभी को एक ही बार में सही कर देगा।

Add : इस बटन पर क्लिक करने से सिलेक्टेड शब्द कंप्यूटर की डिक्शनरी में जुड़ जायेगा। जिस के कारण अब इस शब्द को लिखने पर गलत नहीं बताएगा।

Suggest : इस बटन पर क्लिक करने से सिर्फ सिलेक्टेड शब्द की स्पेलिंग को singular और plural में दिखायेगा।

Auto Correct : इस पर क्लिक करने से अपने आप स्पेलिंग सही कर देगा।

Research रिसर्च – Tools Menu in MS Word 2003

इस ऑप्शन का उपयोग शब्द या वाक्य के बारे में पूरी जानकारी प्राप्त करने के लिए करते हैं। यदि ये ऑप्शन वर्क ना करे तब कंप्यूटर को इनटरनेट से कनेक्ट करें। फिर इस ऑप्शन का इस्तेमाल कर पाएंगे।

Language भाषा – Tools Menu in MS Word 2003

Language ऑप्शन के द्वारा Tools Menu in MS Word 2003 में भाषा का selection करते हैं।

जैसे– United State, United Kingdom या किसी भी कंट्री की भाषा सेलेक्ट कर सकते हैं इस में तीन ऑप्शन हैं।

(1) Set Language :- इसके द्वारा भाषा का selection करते हैं।

(2) Translate :- वाक्य का अनुवाद कर सकते हैं।

(3) Thesaurus :- शब्दों के अर्थ और उसके मफ़हूम को जान सकते हैं।

Hyphenation :- लेख के अंदर कोई शब्द ऐसा है। जिसक कुछ अक्षर दूसरी लाइन में आ रहा है। तो वहां लाइन के अंत में इस तरह का (-) चिन्ह लाने के लिए जिससे यह पता चलता है। कि अभी यह शब्द पूरा नहीं है। बल्कि इसका कुछ अक्षर नीचे वाली लाइन में है।

Word Count वर्ड काउंट – Tools in Menu MS Word 2003

Word Count ऑप्शन Tools Menu in MS Word 2003 में यह फाइल के बारे में पूरी जानकारी दिखता है।

जैसे– इस फाइल में कितने पृष्ठ हैं कितने शब्द, कितने पैराग्राफ, कितनी लाइन आदि हैं।

Auto Summarize ऑटो सम्मराइज़

इस ऑप्शन के द्वारा पेज में लिखे गए लेख के किसी ख़ास हिस्से को highlight कर सकते हैं। ताकि यह पता चल जाये के लेख में क्या-क्या ख़ास बातें हैं।

Speech स्पीच – Tools Menu in MS Word 2003

इस ऑप्शन उपयोग पैराग्राफ को आवाज़ में सुनने के लिए और आवाज़ के द्वारा ही पैराग्राफ में formatting करने के लिए करते हैं। इस पर क्लिक करते ही स्क्रीन के ऊपर दायें कोने में language bar दिखाई देगा। Correction इस ऑप्शन का उपयोग गलत स्पेलिंग वाले शब्द को बोल कर सही करने के लिए करते हैं।

Microphone इस का उपयोग पैराग्राफ में आवाज़ के द्वारा formatting करने के लिए करते हैं। इस ऑप्शन को चालू किये बिना कंप्यूटर में लगे microphone का उपयोग नहीं कर सकते। Dictation इसे ओन करने के बाद जो हम बोल रहे हैं उसे टेक्स्ट में बदल देगा।

नोट– इसका उपयोग करने के लिए आवश्यक है कि key board layout और speech की भाषा दोनों एक हैं। Voice Command का उपयोग टेक्स्ट में formatting करने के लिए करते हैं। Menu, Toolbar, डायलॉग बॉक्स और task pane आदि को बोल कर खोलने के लिए करते हैं। ताकि उसमे उपस्थित options का उपयोग बोल कर कर सकें।

तरीका– टेक्स्ट को सेलेक्ट करने के लिए इस ऑप्शन को चालू करने के बाद इस तरह स्पीच दें।

1-Select next word 2-Select last word 3-Select next line 4-Select last line 5-Select paragraph” मेनू खोलने के लिए उस मेनू का नाम ले जिसे आप खोलना चाहते हैं।

जैसे– format menu के लिए बोलें “Format” और उसमे और उसमे उपस्थित font option के डायलॉग बॉक्स को खोलने के लिए “Font” इसके बाद उस कमांड को बोलें जिसका इफ़ेक्ट डालना है।

जैसे- “bold”,”underline” आदि।

Speak इस बटन का उपयोग पैराग्राफ को सुनने के लिए करते हैं।

नोट– पैराग्राफ के जिस लाइन में कर्सर होगा उससे आगे पढ़ना शुरू करेगा। Pause का उपयोग आवाज़ को बीच में रोकने के लिए करते हैं। Speech dictionary में कोई भी शब्द जैसे- कंपनी का नाम आदि Add/Delete करने के लिए इस ऑप्शन Add/Delete word(s) पर क्लिक करें।

Shared Workspace शेेेेेयर्ड वर्कस्पेस

इस ऑप्शन का उपयोग प्रोजेक्ट में किये जाने वाले बदलाव से सम्बंधित जानकारी को online share करने के लिए करते हैं।

Track Change ट्रैक चेंज – Tools in Menu MS Word 2003

इसका फायदा यह है। कि जब हम कोई लेख लिख रहे हों और उसमे किसी वाक्य के बारे में संदेह हो। कि यह वाक्य रखना है या नहीं तो इस ऑप्शन का उपयोग करते है। इस ऑप्शन पर क्लिक करने से एक पट्टी खुलेगी जिसमे तीन ऑप्शन होंगे।

(1) Highlight Changes इस पर क्लिक करने से डायलॉग बॉक्स खुलेगा जहाँ Track change while editing के बॉक्स में क्लिक करके ओके करें। और उस वाक्य को लिखें जिस के बारे में संदेह हो तो उस वाक्य का रंग लाल हो जायेगा।

फिर दोबारा जब Track change while editing के बॉक्स में क्लिक करके ओके करेंगे तो अब जो कुछ आपने लिख रखा है।वह असली हालत में आ जायेगा। इस तरह उन सभी वाक्यों को जिसके बारे में शक है। उसे लेख में शामिल करना है या नहीं। इस ऑप्शन के द्वारा हाईलाइट कर सकते है। ताकि जब हम उसे लेख में लाना चाहें ला सकें। और जब ख़त्म करना चाहें ख़त्म कर सकते हैं।

(2) Accept or Reject Changes क्लिक करने से जो डायलॉग बॉक्स खुलेगा। जहाँ accept all के द्वारा highlight किये  टेक्स्ट को लेख में शामिल कर सकते हैं। और रिजेक्ट आल के द्वारा हाईलाइट किये गए टेक्स्ट को ख़त्म कर सकते हैं। और Undo के द्वारा उन दोनों में से जिसे भी चलाया है। इसके असर को रद्द कर सकते हैं।

(3) Compare Document इसके द्वारा किसी भी फाइल से खुली हुई फाइल को जोड़ सकते हैं। और एक दुसरे से तुलना कर सकते हैं। यह तरीका word 2000 का है वर्ड 2003 में निम्नलिखित टूलबार दिखेगा। इसमें उपस्थित ऑप्शन के द्वारा track change comment markup आदि में से जिसे रखना चाहें रख सकते हैं। और जिसे मिटाना चाहें मिटा सकते हैं।

Protect Document प्रोटेक्ट डॉक्यूमेंट – Tools Menu in MS Word 2003

इसके दौरा फाइल को lock कर सकते हैं। ताकि उस फाइल में कोई दूसरा वयक्ति किसी भी तरह का बदलाव ना कर सके। इस पर क्लिक करने से task pane खुलेगा जिसमे जिम्न्लिखित ऑप्शन हैं।

Limit formatting to a selection of style इस चेक बॉक्स को चालू करने के बाद डॉक्यूमेंट को प्रोटेक्ट करने पर इस में किसी भी तरह की formatting नहीं कर सकते। सारे ऑप्शन काम करना बंद कर देते हैं।

Allow only this type of editing in the document के check box को चालू करने पर ही निम्नलिखित ऑप्शन चालू होंगे।

Track change:- इस ऑप्शन का चयन करने से फाइल में उपस्थित लेख लॉक हो जायेगा। अब जो कुछ उस लेख में लिखा जायेगा उसका रंग लाल हो जायेगा। जिससे यह पता चलेगा कि किसी ने हमारी फाइल में छेड़खानी की है।

Comment :- इस ऑप्शन का चयन करने से फाइल में उपस्थित कमेंट लॉक हो जायेगा। अब जो भी उस कमेंट में लिखेंगे उसका रंग लाल हो जायेगा।

Forms :- इस ऑप्शन का चयन करने से फाइल lock हो जाएगी अब फाइल के अंदर कुछ भी नहीं लिख सकते। इनमे से किसी एक का चयन करने के बाद yes start enforcing protection button बटन पर क्लिक करके password दें।

नोट– लॉक किये गए फाइल के लॉक को खोलने के लिए इसी ऑप्शन के जगह Unprotect Document लिखा आ जायेगा। जिस पर क्लिक करके दिया गया पासवर्ड डालें। ok करते ही फाइल का लॉक ख़त्म हो जायेगा। अब इस फाइल में हर तरह का बदलाव कर सकते हैं।

Online Collaboration ऑनलाइन कोलैबोरेशन -Tools Menu in MS Word 2003

इस ऑप्शन का उपयोग एक ही समय में अलग-2 जगह के लोगों से ऑनलाइन मीटिंग करने के लिए करते हैं। जब आप office program के दवारा ऑनलाइन मीटिंग की शुरुआत करेंगे तो net meeting अपने आप background में चलना शुरू हो जायेगा।

अब आप अपने डॉक्यूमेंट के content को शेयर कर सकते हैं। जब आप ऑनलाइन मीटिंग में होंगे। तो आप प्रोग्राम और डॉक्यूमेंट को शेयर कर सकते हैं। chat करने के लिए message send कर सकते हैं। फाइल ट्रांसफर कर सकते हैं।

और whiteboard पर कार्य कर सकते हैं। whiteboard यह एक separate window होता है। जिसमे टेक्स्ट लिखने, आकार बनाने, कॉपी, पेस्ट, डिलीट हाईलाइट करने जैसी सुविधा होती है।

Mail Merge मेल मर्ज – Tools Menu in MS Word 2003

Tools Menu in MS Word 2003 में Mail Merge के द्वारा एक लेख को बहुत सरे पते पर भेज सकते हैं। मेल मर्ज ऑप्शन का उपयोग खास तौर पर Companies,Universities आदि में करते हैं।

क्लिक करते ही Mail Merge नाम का निम्नलिखित Task pane खुलेगा। इस task pane में Letters का चयन करके नीचे Next: Starting डॉक्यूमेंट पर क्लिक करें। अब जो task pane खुलेगा उसमे तीन ऑप्शन हैं।

1- Use the current document इसका चयन खुले हुए डॉक्यूमेंट को अलग अलग पते पर भेजने के लिए करते हैं।

2- Start from template इसका चयन word template file में लिख कर उसे अलग अलग पतों पर भेजने के लिए करते हैं।

3- Start form existing document इस का चयन पहले से उपस्थित फाइल को अलग अलग पतों पर भेजने के लिए करते हैं। इनमे से पहले वाले Use the current document option का चयन करके नीचे Next: select recipients पर क्लिक करें। अगले पेज वाला task pane खुलेगा उसमे तीन ऑप्शन हैं।

1- Use an existing list

2- Select form outlook contacts

3- Type a new list

इन तीनो  तीसरे नंबर वाले Type a new list ऑप्शन का चयन करें। इसके बाद नीचे next write your letter पर क्लिक करें निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स खुलेगा। इसमें आप उन पतों की एंट्री करें जिन पर भेजना है।

New Entry

नई एंट्री करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।

Delete Entry :- की गयी एंट्री को डिलीट करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।

Find entry :- की गयी एंट्री को खोजने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।

Filter and sort :- रिकॉर्ड को छांट कर क्रम में करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।

Customise :- इसके द्वारा फील्ड नाम की setting अपने अनुसार कर सकते हैं। इस पर क्लिक करते ही निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स खुलेगा।

Add : इस बटन का उपयोग फील्ड में नया नाम डालने के लिए करते हैं। इस पर क्लिक करते ही डायलॉग बॉक्स खुलेगा जिसमे नाम लिख कर ok करें।

Delete : इस बटन का उपयोग सेलेक्ट किये हुए field name को मिटने के लिए करते हैं।

Rename : इस बटन का उपयोग select किये हुए field name के नाम को बदलने के लिए करते हैं।

Move Up : इस बटन का उपयोग सेलेक्ट किये हुए field name को ऊपर करने के लिए करते हैं।

Move Down

इस बटन का उपयोग सेलेक्ट किये हुए field name को नीचे करने के लिए करते हैं। अब इन ऑप्शन में से जिसकी आवश्यकता है उसका उपयोग करके ok करें। और दिख रहे New address list के डायलॉग बॉक्स में उन सभी पतों की एंट्री करें जिन पतों पर भेजना है। इसके बाद इस डायलॉग बॉक्स को close कर इस address वाली फाइल को किसी नाम से सेव करें।

आपके सामने निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स खुलेगा। इसमें उपस्थित Edit button के द्वारा एंट्री में किसी भी तरह का बदलाव कर सकते हैं। इसके बाद ok बटन पर क्लिक करके task pane में Next पर क्लिक करे। और इसके बाद दिखने वाले task pane में next : preview your letter पर क्लिक करें।

एक और task pane खुलेगा जैसा कि अगले पेज में दिख रहा है। अब इस more item option पर क्लिक करें निम्नलिखित dialog box खलेगा। 

इसमें उपस्थित field name से हर एक का चयन करके insert button के द्वारा डॉक्यूमेंट के उस भाग में लाएं जहाँ चाहते हैं। इसके बाद इस डायलॉग बॉक्स को क्लोज कर दें। इसके बाद उपस्थित task pane में Next : Preview your letters पर क्लिक करें।

निम्नलिखित task pane खुलेगा। इसमें Next complete the merge पर क्लिक करें निम्नलिखित task pane खुलेगा। जिसमे प्रिंट के द्वारा सभी पतों को डॉक्यूमेंट पर प्रिंट कर सकते हैं।

Show Mail Merge Tool bar

इस ऑप्शन के द्वारा Show Mail Merge Tool bar को ला सकते हैं। और छुपा सकते हैं। इस टूलबार में वह सभी ऑप्शन हैं। जो mail merge task pane में है।

Envelope and labels :- इसके द्वारा लिफाफे पर पता लिख सकते हैं।

तरीका– इस पर क्लिक करते ही निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स खुलेगा। इस डायलॉग बॉक्स में delivery address के बॉक्स में उस जगह का पता लिखें जहाँ चिट्ठी भेजनी है। और return address के बॉक्स में जहाँ से भेज रहे हैं वहां का पता लिखें। इसके बाद add to document पर क्लिक करते ही लिफाफे के साइज में पता आ जायेगा।

Preview :- इस बॉक्स में दिख रहे लिफाफे पर क्लिक करने से निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स खुलेगा जिसके द्वारा लिफाफे के साइज का चयन करते हैं।

Feed :- इस बॉक्स में दिख रहे लिफाफे पर क्लिक करने से निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स खुलेगा। जिसके द्वारा लिफाफे को प्रिंटर में किस तरह रखना है। उसका चयन करते हैं।

Letter Wizard :- इसके द्वारा बानी बनाई चिट्ठी का डिज़ाइन ल सकते हैं।

Macro मैक्रो – Tools Menu in MS Word 2003

इसके द्वारा अपने लेख को रिकॉर्ड कर सकते हैं। ताकि जब उसे लाना चाहें। ला सकते हैं। इस ऑप्शन पर क्लिक करते ही एक पट्टी खुलेगी जिसमे निम्नलिखित ऑप्शन हैं।

1- Macros : इस पर क्लिक करते ही डायलॉग बॉक्स खुलेगा। जहाँ मैक्रो नाम के बॉक्स में Record की गयी मेक्रो का नाम लिखें। इसके बाद Run option button पर क्लिक करें। क्लिक करते ही रिकॉर्ड की गयी चीज़ पेज में आ जाएगी।

2- Record New Macro : इस पर क्लिक करते ही डायलॉग बॉक्स खुलेगा। जहाँ मैक्रो नाम के बॉक्स में जिस नाम से मैक्रो रिकॉर्ड करना है। वह नाम लिख कर ok करें। पृष्ठ में एक चौकोर टूल दिखाई देगा। और कर्सर कैसेट के रूप में आ जायेगा। जो कुछ भी लिखें वह दिए गए मैक्रो नाम में रिकॉर्ड होता रहेगा।

रिकॉर्डिंग को बंद करने के लिए पृष्ठ में उपस्थित चौकोर टूल के अंदर stop recording button पर क्लिक करें। क्लिक करते ही रिकॉर्डिंग बंद हो जाएगी। रिकॉर्ड किये हुए को लाने के लिए macros ऑप्शन पर क्लिक करके जिस नाम से मैक्रो रिकॉर्ड किया है। उसको सेलेक्ट करके run पर क्लिक करें। जहाँ कर्सर होगा रिकॉर्ड किया हुआ लेख आ जायेगा।

नोट– Record New Macro पर क्लिक करने से जो डायलॉग बॉक्स आता है उसमे दो ऑप्शन हैं।

टूलबार और कीबोर्ड

(1) Toolbars : इसके द्वारा रिकॉर्ड किये गए मैक्रो को टूलबार के रूप में ला सकते हैं। ताकि जब भी रिकॉर्ड किए गए Macro को लाने की आवश्यकता हो। इस टूलबार पर क्लिक करके रिकॉर्ड की हुई चीज़ को पृष्ठ में ला सकें।

इस पर क्लिक करने से डायलॉग बॉक्स खुलेगा जहाँ toolbars पर क्लिक करके new पर क्लिक करें। दूसरा डायलॉग बॉक्स खुलेगा। जिसमे टूलबार नाम के बॉक्स में कोई भी नाम लिखकर ok करें।

इसी नाम से toolbar तैयार हो जायेगा। अब कमांड के बॉक्स में Normal new macro को माउस के द्वारा उठा कर जो टूलबार हमने बनाया है उसमे रख दें। डायलॉग बॉक्स को क्लोज करदें। जब भी इस टूलबार पर क्लिक करेंगे तो रिकॉर्ड किया हुआ लेख पृष्ठ में आजायेगा।

(2) Keyboard : इसके द्वारा किसी भी बटन में रिकॉर्ड किये हुए लेख को सेट कर सकते हैं।

तरीका– इस पर क्लिक करने से डायलॉग बॉक्स खुलेगा। जिसमे press new short cut के बॉक्स में कर्सर रख कर Ctrl के साथ कोई भी अक्षर दबाएं। इसके बाद असाइन पर क्लिक करके क्लोज पर क्लिक करें। पृष्ठ में स्टॉप नाम का टूलबार आ जायेगा।

अब जो भी लिखें वह रिकॉर्ड होता रहेगा। अब जब रिकॉर्ड को बंद करना हो स्टॉप रिकॉर्ड पर क्लिक करें। अब जब भी शॉर्टकट के दबाएंगे रिकॉर्ड किया हुआ लेख पृष्ठ में आ जायेगा।

Auto Correct ऑटो करेक्ट – Tools Menu in MS Word 2003

Tools Menu in MS Word 2003 में इसके द्वारा किसी भी शब्द में कोई चीज़ सेट कर सकते हैं।

तरीका– इस पर क्लिक करने से डायलॉग बॉक्स खुलेगा। जहाँ replace के बॉक्स में कोई भी शब्द लिखें। उदाहरण के लिए S और with के बॉक्स में वह शब्द लिखें जो उस बॉक्स में सेट करना है।

जैसे- hinditechinfo.co इसके बाद add पर क्लिक करके ok करें। अब जब भी s लिख कर space button दबाएंगे तो hinditechinfo.co आ जायेगा।

Customize कस्टोमाइज़ – Tools Menu in MS Word 2003

इसके द्वारा भी शॉर्टकट की और अपनी इच्छानुसार टूलबार तैयार कर सकते हैं। ऊपर बताया गया तरीका ही उपयोग करें। इस ऑप्शन पर क्लिक करते ही जो डायलॉग बॉक्स खुलेगा। इसमें options बटन पर क्लिक करके सबसे नीचे Menu animation के Drop down list से Menu किस अंदाज़ से खुले इसका सिलेक्शन करते हैं।

Option ऑप्शन – Tools Menu in MS Word 2003

इसके अंदर प्रोग्राम के सभी ऑप्शन और टूलबार उपस्थित हैं जिस पर क्लिक करेंगें वह चालू हो जायेगा।