MS Access 2003 माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस

MS Access 2003 Microsoft Office का Relation Data Base Page है। इसमें सारणियों के रूप मे डाटा एकत्र किया जाता हैं। इस डाटा को आप स्क्रीन पर देख सकते हैं। किसी क्रम में छांट सकते हैं। तथा प्रिंट कर सकते हैं। डाटा को भरने के लिए आपको स्क्रीन पर तथा पेपर भी छपे हुए फॉर्म तैयार किए जा सकते हैं। भरे हुए डेटा से आप Query दवारा दिये हुए आधार पर सूचना प्राप्त कर सकते हैं। डाटा के आधार पर विभिन्न उपयोगों के लिये Report, Chart आदि भी तैयार किये जा सकते हैं।

आप एक ही डेटा बेस में अनेक सारणियाँ बना सकते हैं। और उन्हें एक दुसरे से इस तरह व्यवस्थित कर सकते हैं। ताकि आवश्यकता होने पर कई टेबल से सूचना चुनकर उन्हें एक साथ लाया जा सकता है। और उनसे वांछित रिपोर्ट निकाली जा सकती है। इनके अलावा बहुत सी सुविधाएँ MS Access 2003 में उपलब्ध है। डाटा बेस का हमारे दैनिक जीवन मे बहुत उपयोग है। चाहे वह व्यक्ति हो या व्यापारी।

उदाहरण के तौर पर किसी मित्र का पता या Phone No देखने के लिए एड्रेस की डायरी का उपयोग करते हैं। जिसमे सबके नाम पते वर्ण माला के रुप मे लिखे रहते हैं। पतों की डायरी एक डाटा बेस ही है। MS Access 2003 की सहायता से आप डाटा बेस कंप्यूटर मे सरलता से बना सकते हैं।

और उनको उपयोग कर सकते हैं। व्यापारिक कंपनी का बहुत सारा काम data base द्वारा सरलता से किया जा सकता है। जैसे ग्राहकों और सप्लायर की सुचनाये लेनदेन का हीसाब सामान कि इन्वेंटरी तथा स्टॉक का रख रखाव खर्चों का हिसाब बिलो का हिसाब आदि। इस भाग से हम डेटाबेस का निर्माण  करने और उसका उपयोग करने की विधियों के बारे मे बताया गया है।

MS Access 2003 मे कार्य करना

Access को install करने के लिये आपको किसी खास प्रायोजन की ज़रुरत नहीं है। जब आप Microsoft office के संस्करण को आपने computer मे insatal कर रहे हों। तो वहां पर कॉम्पोनेन्ट का चुनाव करते समय एक्सेस को अवश्य चुन लें। वैसे default setting के रूप मे access हमेशा select रहता है। इससे office के installation के साथ ही साथ access का installation भि आपके computer मे हो जायेगा। 

MS Access 2003 के Data Type

जब access डाटा टाइप file अर्थात table का निर्माण किया जाता है। तो यह software आपको इस table मे कई प्रकार के data type प्रयोग करने की अनुमति प्रदान करता है। यह data type निम्न हैं।

1. Text Data Type: MS Access 2003 मे आप table के किसी field को text type निर्धारित करते हैं। तो इस में आप शब्दों और अंकों दोनो को प्रयोग कर सकते हैं। इस field को गणना के लिये प्रयोग नहीं किय जा सकता है। इस field की अधिकतम चौड़ाई 255 अक्षरों की हो सकती है।

2. Memo Data Type: इस तरह की field मे आप बडी मात्र मे text और नम्बरो को store किया जा सक्ता है। इसे भी गणना के लिये प्रयोग नहीं किया ज सकता है। इसमें 65535 अक्षरों को store कर सकते हैं।

3. Number Data Type: MS Access 2003 में इस फील्ड को गणना करने के लिए प्रयोग करते हैं। और इसमें अंकों को लिख जा सकता है। इस फील्ड की अधिकतम चौड़ाई 8 byte होती है।

4. Currency Data Type: इस तरह के data type मे न्यूमेरिक data store किया जाता है। और इसका प्रयोग गणनाओं मे करते हैं। इसके साथ 1 से लेकर 4 स्थानो तक दशमलव को भी प्रयोग कर सकते हैं।

Table Field

1. Date/Time: टेबल के इस field की अधिकतम चौड़ाई 8 byte होती है। इसमें समय और तारीख को 100 वर्षों से लेकर 9999 तक स्टोर किया जा सकता है।

2. AutoNumber: MS Access 2003 में सामान्य स्तिथि मे इस तरह के फील्ड का आकार 4 byte होता है। इसके द्वारा sequential या random number को 1 अंक की बढ़ौतरी के साथ प्रयोग किया जाता है। यह field update नहीं किया जा सकता है।

3. Yes/No: यह फील्ड 1 bit का होता है। और इसे लॉजिकल कार्यों के लिये प्रयोग करते हैं। इसके द्वारा on/off, true/false, और yes/no स्थिति का प्रयोग किया जाता है।

4. OLE Object: MS Access 2003 में इस तरह के field मे 1 गीगाबाइट तक के object को store कर सकते हैं। इसमें excel में बनी worksheet, वर्ड मे  बानी document file, image file, binary data और sound की file को store करके access table मे इस्तेमाल कर सकते हैं।

5. Hyperlink: इस तरह की field मे internet के लिये प्रयोग किये जाने वाले hyperlink पते को store करते हैं। इसमें 6144 अक्षरों तक का पता लिखा जा सकता है।

6. नई data base file बनाना: MS Access 2003 में नया काम प्रारम्भ करने के लिये आप इसके फाइल menu को खोलें। file menu खुलकर इस तरह से स्क्रीन पर आ जायेगा। इसमें आपको new command मिलेगा। उस पर क्लिक करें। click करते ही स्क्रीन पर नये कार्य को प्रारम्भ कर सकते है। इसके अलावा आप देखेंगे कि access me दायीं तरफ जो कार्य पट्टी जोडी गयी है। इसमें सबसे पहले open a file नामक भाग होते है। और दुसरे नंबर पर न्यू भाग होता है।