Microsoft Excel Data Tab का इस्तेमाल दूसरे प्रोग्राम की फाइल को इन्सर्ट करने। तथा Sort और Filter&validation के लिए किया जाता है। तथा और भी कुछ महत्वपूर्ण कार्य इसके अंतर्गत कर सकते हैं।
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Get External Data गेट एक्सटर्नल डाटा – Microsoft Excel Data Tab 2007
Microsoft Excel Data Tab में Get External Data के अन्तर्गत कई ऑप्शन है। जिसकी सहायता से किसी दूसरी जगह से डेटा ला सकते हैं। और इसमें बदलाव भी कर सकते हैं।
1- From Access:- इस Option द्वारा Microsoft Access Program में बनायीं गयी फाइल को एक्सेल शीट में इन्सर्ट कर सकते हैं।
2- From Web :- इस Option द्वारा Internet या Web की फाइल को एक्सेल शीट में इन्सर्ट कर सकते हैं।
3- From Text :- इस Option द्वारा Text फाइल को एक्सेल शीट में इन्सर्ट कर सकते हैं।
4- From Other Sources :- इस Option द्वारा Microsoft Excel Data Tab में किसी भी प्रोग्राम में बनायीं गयी कोई भी फाइल को एक्सेल शीट में इन्सर्ट कर सकते हैं।
5- Existing Connection :- इस Option द्वारा किसी भी Existing फाइल को एक्सेल शीट में इन्सर्ट कर सकते हैं।
Connection कनेक्शन Refresh All :- जितने भी डाटा आपने दूसरे फाइल से इन्सर्ट किया उनको रिफ्रेश करने के लिए इसका इस्तेमाल किया जाता है।
Connection :- इस से आपने जितने भी other sources फाइल को इन्सर्ट किया उन सब का लिंक यहाँ देख सकते हैं।
Properties :- इस ऑप्शन से आप ये देख सकते हैं कि कौन सी सेल में आउटसाइड डाटा इन्सर्ट किया गया है। सभी डाटा की प्रॉपर्टीज देख सकते हैं।
Edit Links :- इससे आप other फाइल की लिंक को एडिट कर सकते हैं।
Sort & Filter सॉर्ट & फ़िल्टर Microsoft Excel Data Tab
Sort :- इस ऑप्शन का उपयोग किसी भी डेटा को क्रम से लाने के लिये करते हैं। जैसे कंपनी दुकान स्कूल आदि मे अपने कर्मचारी या खरीदार की जो किताब “Register” तैयार करते हैं। उसमे नाम तारीख वेतन आदि को इस ऑप्शन कि साहयता से एक क्रम से कर सकते हैं।
इस ऑप्शन पर क्लिक करते ही इसका डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। जिसमे उपस्थित ऑप्शन का उपयोग करने के लिये निम्नलिखित तरीके को अपनाया है।
तरीका- सबसे पहले निम्नलिखित टेबल मे उपस्थित रिकॉर्ड की अपनी शीट मे एंट्री करें। इसके बाद शार्ट डायलॉग बॉक्स मे Sort by के drop down लिस्ट से नाम का चयन करके ok करें। सभी नाम एक क्रम से हो जाएँगे। और अगर आप यह चाहते हैं। कि एक जैसे जितनें भी नाम हैं वह सभी नाम महीने के हिसाब से भी एक क्रम से हो जाये।
ऐसा करने के लिये Sort डायलॉग बॉक्स से then by के drop down लिस्ट से Month का चयन करके ok करें। सभी नाम महीने के हिसाब से एक क्रम से हो जाएँगे।
Filter :- इस ऑप्शन की सहायता से Microsoft Excel Data Tab में बने हुए रेकॉर्ड मे से अपनी इच्छा के अनुसार किसी भी रो को छांट सकते है। इसके अन्तर्गत तीन ऑप्शन हैं।
1- Clear :- इसकी सहायता से रिकॉर्ड मे से अपनी इच्छानुसार किसी भी रो को आसानी से छांट सकते हैं। ऐसा करने लिए सबसे पहले अपने रिकॉर्ड मे से किसी भी सेल को सलेक्ट करें। और इस ऑप्शन पर क्लिक करें।
2- Reapply :- इस ऑप्शन की सहायता से सभी रिकॉर्ड को Reapply कर सकते हैं।
नोट- यह ऑप्शन उस समय चालू होगा जब आप रिकॉर्ड मे से कुछ रो छांट रखे होंगे। यह बिलकुल All ऑप्शन की तरह है।
3- Advance:- इसकी सहायता से भी तैयार किये हुए रिकॉर्ड से अपनी इच्छानुसार किसी भी रिकॉर्ड को छांट सकते हैं। इस ऑप्शन की सहयता से रिकॉर्ड को छांटने के साथ-साथ उसकी कॉपी भी तैयार करना चाहें तो कर सकते हैं।
Data Tools डाटा टूल्स – Microsoft Excel Data Tab
Text to Columns :- इस ऑप्शन की सहायता से Microsoft Excel Data Tab में एक सेल से अधिक लिखे गये टेक्सट को अलग-अलग कॉलम मे बाँट सकते हैं।
Remove Duplicates :- इस ऑप्शन की सहायता से शीट में डुप्लीकेट row डिलीट कर सकते हैं।
Data Validation :- इस ऑप्शन की सहायता से Microsoft Excel Data Tab में किसी भी सेलेक्ट किये हुए रेंज मे फिक्स किया हुआ नम्बर ही लिख सकते हैं। यानी सेलेक्ट किया हुआ रेंज दूसरी चीज़ को स्वीकार नहीं करेगा जैसे हम यह चाहते हैं।
कि सेलेक्ट किये हुए रेंज मे 500 से अधिक और 3000 से कम को स्वीकार न करे। तो इसके लिये इस इस ऑप्शन का उपयोग करते हैं। जैसा कि निम्नलिखत डायलॉग बॉक्स में दिख रहा है।
Consolidate :- Microsoft Excel Data Tab में consolidate ऑप्शन की सहायता से किसी दूसरी फाइल या खुली हुई शीट मे लिखे डेटा को दूसरी जगह कॉपी करने के लिये उपयोग करते हैं।
What If Analysis :- इस ऑप्शन से आप डाटा को analysis कर सकते हैं। इस के अंतर्गत 3 ऑप्शन हैं।
Scenarios Manager :- इस ऑप्शन की सहायता से Microsoft Excel Data Tab में एक या एक से अधिक सेल मे क़िसी भी नाम से अपनी इच्छा के अनुसार कोइ भी संख्या या शब्द सेट कर सकते हैं। ताकि जब भी सेट की हुई संख्या या श्ब्द को देखना चाहे तो शो बटन पर क्लिक करके देख सकें।
इसका लाभ यह है कि हमे कोइ ऐसा हीसाब लिखना है। जिसे हम ज़ाहिर नहीं करना चाहते। या फिर हम यह चाहते हैं। कि अगर यह हिसाब पेज से मिट जाये तो उसे जब चाहें देख सकें।
Goal Seek :- इस ऑप्शन की सहायता से Microsoft Excel Data Tab जोड़ने के बाद इसका जो उत्तर है। इस संख्या को अपनी इच्छानुसार कम ज़्यादा कर सकते हैं। जैसे आपने 40+70+49 को जोड़ा तो इसका उत्तर 200 आया।
अब आप चाहते हैं कि यह जो उत्तर 200 है 300 हो जाये। ऐसा करने के लिए आपको उन संख्याओं (40+70+90) में से कसी एक मे उतनी सन्ख्या को बढ़ाना पङेगा जितना कम पड़ रहा है। ताकि जितना आप टोटल चाहते हैं। उतना पूरा हो जाये।
तरीका- सबसे पहले उन सभी संख्या को जोड़ कर उसका हासिल निकालें और हासिल सन्ख्या को सेलेक्ट करके Goal Seek ऑप्शन पर क्लिक करें। आपके सामने goal seek नाम क डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
Set cell :- इस बॉक्स मे हासिल सँख्या का रेंज दें। जैसे- B4
To Value :- इस बॉक्स मे वह संख्या लिखेँ जितना कम ज़्यादा करना है। जैसे- 300
By Change cell :- इस बॉक्स मे जोड़ें गये नंबर 40,70,90 में से किसी एक का रेंज दें।
जैसे: B1 इसके बाद ok करें। उसके बाद एक डायलॉग बॉक्स आएगा जिसमे ok पर क्लिक करते ही हासिल संख्या 200 बदल जायेगा 300 से।
Data Table :- इस ऑप्शन की सहायता से सेलेक्ट किये गये कॉलम या रो मे उपयोग किये गये फॉर्मूला का रिजल्ट टेबल के रुप मे प्राप्त कर सकते हैं।
Outline आउटलाइन
Group & Auto Outline :- इस ऑप्शन की सहायता से किसी भी सेलेक्ट किये हुए कॉलम या रो का ग्रूप बना सकते हैँ। ताकि जब भी इस कॉलम या रो को छिपाना चाहे तो छिपा सकें। और दिखाना चाहें तो दिखा सकें।
UnGroup & Clear Outline :- इस ऑप्शन की सहायता से किसी भी सेलेक्ट किये हुए कॉलम या रो का ungroup कर सकते हैँ।
Subtotal :- Microsoft Excel Data Tab में इस ऑप्शन की सहयाता से सभी टोटल निकालते हैं।
तरीका- सबसे पहले इस नक्शे के मुताबिक एक रिकॉर्ड तैयार करे। इसके बाद पुरे रिकॉर्ड को सेलेक्ट करें। और Subtotal ऑप्शन पर क्लिक करें। सब टोटल नाम का डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
Show Detail :- Microsoft Excel Data Tab में इस ऑप्शन से आप शीट में मौजूद डाटा को छुपा सकते हैं।
Hide Detail :- इस ऑप्शन से Microsoft Excel Data Tab में आप शीटमें छुपाये गए डाटा को दिखा सकते हैं।