Mailings Tab in MS Word के अंतर्गत आप चिट्ठी के स्टाइल में अपने डॉक्यूमेंट बना सकते हैं। और उसे अपने दोस्तों और रिश्तेदारों और खास लोगों के पास मेल द्वारा भेज सकते हैं। Mailings Tab in MS Word के अंतर्गत आप क्या कुछ कर सकते है। और उसका कैसे इस्तेमाल करते हैं। सभी जानकारी निचे पढ़ सकते हैं।
Create क्रिएट – Mailings Tab in MS Word
Envelope :- Mailings Tab in MS Word मे Envelope के द्वारा लिफाफे पर पता लिख सकते हैं।
तरीका- इस पर क्लिक करते ही निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स खुलेगा। इस डायलॉग बॉक्स में Delivery Address के बॉक्स में उस जगह का पता लिखें जहाँ चिट्ठी भेजनी है। और Return Address के बॉक्स में जहाँ से भेज रहे हैं वहां का पता लिखें। इसके बाद Add to Document पर क्लिक करते ही लिफाफे के साइज में पता आ जायेगा।
Preview :- इस बॉक्स में दिख रहे लिफाफे पर क्लिक करने से निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स खुलेगा जिसके द्वारा लिफाफे के साइज का चयन करते हैं।
Feed :- इस बॉक्स में दिख रहे लिफाफे पर क्लिक करने से निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स खुलेगा। जिसके द्वारा लिफाफे को प्रिंटर में किस तरह रखना है, उसका चयन करते हैं।
Labels:- इस ऑप्शन का किसी वयक्ति का नाम उसका पता और उसकी Personal Information आदि को लेकर जो एक डाटा बनाया जाता है उसे लेबल केहते हैं।
Start Mail Merge स्टार्ट मेल मर्ज
Start Mail Merge :- इसके द्वारा Mailings Tab in MS Word में एक लेख को बहुत सारे पते पर भेज सकते हैं। Word 2007 इस ऑप्शन का उपयोग खास तौर पर Companies, Universities आदि में करते हैं। तो इस पर क्लिक करते ही Mail Merge नाम का निम्नलिखित Task pane खुलेगा।
Task pane में Letters का चयन करके नीचे Next: Starting डॉक्यूमेंट पर क्लिक करें। अब जो task pane खुलेगा उसमे तीन ऑप्शन हैं।
1- Use the current document इसका चयन खुले हुए डॉक्यूमेंट को अलग अलग पते पर भेजने के लिए करते हैं।
2- Start from template इसका चयन word template file में लिख कर उसे अलग अलग पतों पर भेजने के लिए करते हैं।
3- Start form existing document इस का चयन पहले से उपस्थित फाइल को अलग अलग पतों पर भेजने के लिए करते हैं। इनमे से पहले वाले Use the current document option का चयन करके नीचे Next: select recipients पर क्लिक करें। अगले पेज वाला task pane खुलेगा उसमे तीन ऑप्शन हैं।
1- Use an existing list 2- Select form outlook contacts 3- Type a new list इन तीनो तीसरे नंबर वाले Type a new list ऑप्शन का चयन करें। इसके बाद नीचे next write your letter पर क्लिक करें निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स खुलेगा। इसमें आप उन पतों की एंट्री करें जिन पर भेजना है।
New Entry :- नई एंट्री करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।
Delete Entry :- की गयी एंट्री को डिलीट करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।
Find entry :- की गयी एंट्री को खोजने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।
Filter and sort :- रिकॉर्ड को छांट कर क्रम में करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।
Customize :- Mailings Tab MS Word के द्वारा फील्ड नाम की setting अपने अनुसार कर सकते हैं। इस पर क्लिक करते ही निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स खुलेगा।
Add :- इस बटन का उपयोग फील्ड में नया नाम डालने के लिए करते हैं। इस पर क्लिक करते ही डायलॉग बॉक्स खुलेगा जिसमे नाम लिख कर ok करें।
Delete :- इस बटन का उपयोग सेलेक्ट किये हुए field name को मिटने के लिए करते हैं।
Rename :- इस बटन का उपयोग select किये हुए field name के नाम को बदलने के लिए करते हैं।
Move Up :- इस बटन का उपयोग सेलेक्ट किये हुए field name को ऊपर करने के लिए करते हैं।
Move Down :- इस बटन का उपयोग सेलेक्ट किये हुए field name को नीचे करने के लिए करते हैं। अब इन ऑप्शन में से जिसकी आवश्यकता है उसका उपयोग करके ok करें। और दिख रहे New address list के डायलॉग बॉक्स में उन सभी पतों की एंट्री करें जिन पतों पर भेजना है।
इसके बाद इस डायलॉग बॉक्स को close कर इस address वाली फाइल को किसी नाम से सेव करें। आपके सामने निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स खुलेगा। इसमें उपस्थित Edit button के द्वारा एंट्री में किसी भी तरह का बदलाव कर सकते हैं। इसके बाद ok बटन पर क्लिक करके task pane में Next पर क्लिक करे।
और इसके बाद दिखने वाले task pane में next preview your letter पर क्लिक करें। एक और task pane खुलेगा जैसा कि अगले पेज में दिख रहा है। अब इस more item option पर क्लिक करें निम्नलिखित dialog box खुलेगा।
इसमें उपस्थित field name से हर एक का चयन करके insert button के द्वारा डॉक्यूमेंट के उस भाग में लाएं जहाँ चाहते हैं। इसके बाद इस डायलॉग बॉक्स को क्लोज कर दें। इसके बाद उपस्थित task pane में Next : Preview your letters पर क्लिक करें।
निम्नलिखित task pane खुलेगा। इसमें Next complete the merge पर क्लिक करें। निम्नलिखित task pane खुलेगा जिसमे प्रिंट के द्वारा सभी पतों को डॉक्यूमेंट पर प्रिंट कर सकते हैं।
Show Mail Merge Tool bar :- इस ऑप्शन के द्वारा Show Mail Merge Tool bar को ला सकते हैं। और छुपा सकते हैं। इस टूलबार में वह सभी ऑप्शन हैं। जो mail merge task pane में है।
Select Recipients :- Mailings Tab in MS Word मे select recipient पर क्लिक करेंगे तो आपके सामने तीन ऑप्शन दिखाई देंगे जो निम्न हैं।
1. Type new list :- इस ऑप्शन से आप Mail Recipients नयी लिस्ट बना सकते है।
2. Use existing list :- इस ऑप्शन से आप पहले से बनी हुई लिस्ट का इस्तेमाल कर सकते हैं।
3. Select form outlook contacts :- इस ऑप्शन से आप outlook में कांटेक्ट लिस्ट का इस्तेमाल कर सकते हैं।
Edit Recipient List :- इस Option से आप ने जो Mail Recipient की लिस्ट बनायीं है। उसको एडिट कर सकते हैं अर्थात उसमे और लोगों का नाम एड्रेस इत्यादि add कर सकते हैं तथा मिटा भी सकते हैं।
Write & Insert Fields राइट एंड इन्सर्ट फील्ड्स – Mailings Tab in MS Word
इसमें उपस्थित हर एक का चयन करके आप अपने डॉक्यूमेंट बनायीं गयी एड्रेस बुक से इन्सर्ट तथा हाईलाइट कर सकते हैं।
Highlight Merge Fields :- इस ऑप्शन से आप पेज इन्सर्ट किये गए Address Block Highlight कर सकते है।
Address Block :- इस से आप अपने पेज में जो मेल लिस्ट बनायीं है उसे insert कर सकते हैं।
Greeting Line :- इस से आप अपने पेज में ग्रीटिंग लाइन इन्सर्ट कर सकते हैं जैसे First Name आदि।
Insert Merge Field :- इस ऑप्शन से आपने Mail Merge जितनी भी फील्ड बनायीं है उन सभी को बारी बारी पेज में इन्सर्ट कर सकते हैं।
Rules :- इस से मेल मर्ज की निर्णय लेने की क्षमता को जोड़ने के लिए नियम निर्दिष्ट करें। उदाहरण के लिए, यदि आप प्राप्तकर्ता के पते की जांच करने के लिए उपयोग कर सकते हैं। तो आप के पास प्राप्तकर्ता को एक स्थानीय फोन नंबर और अपने देश के बाहर प्राप्तकर्ताओं के लिए एक अंतरराष्ट्रीय फोन नंबर दिखा सकते हैं।
Match Fields :- इसमें आपको अपनी प्राप्तकर्ता सूची में विभिन्न फ़ील्ड्स का अर्थ बताने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, आप संकेत कर सकते हैं कि आपका कस्टम फ़ील्ड होम, फ़ील्ड होम फ़ोन में निर्मित सामान्य के बराबर है।
Update Labels :- Mailings Tab in MS Word में यदि आप प्राप्तकर्ताओं की सूची से जानकारी का उपयोग करने के लिए दस्तावेज़ के सभी लेबल अध्ययन कर रहे हैं। तो आप लेबल बना रहे हैं किसी मुद्रित पत्र या ईमेल में मेल मर्ज के लिए यह टिप्पणी आवश्यक नहीं है।
Preview Result प्रीव्यू रिजल्ट: Mailings Tab in MS Word
अपने दस्तावेज़ में मर्ज फ़ील्ड को अपनी प्राप्तकर्ता सूची से वास्तविक डेटा से बदलें ताकि आप देख सकें कि यह कैसा दिखता है।
Find Recipient :- पाठ की खोज करके प्राप्तकर्ता सूची में एक विशिष्ट रिकॉर्ड ढूंढें और उसका पूर्वावलोकन करें।
Auto Check for Errors :- निर्दिष्ट करें कि Mailings Tab in MS Word में मेल मर्ज पूरा करते समय होने वाली त्रुटियों को कैसे संभालें। आपके पास यह देखने के लिए कि क्या कोई त्रुटि होगी मेल मर्ज अनुकरण का विकल्प भी है।
Finish फिनिश – Mailings Tab in MS Word
Mailings Tab in MS Word में आप पत्र की प्रत्येक प्रति के लिए अलग-अलग दस्तावेज़ बना सकते हैं। उन सभी को सीधे प्रिंटर पर भेज सकते हैं। या उन्हें मेल के माध्यम से भेज सकते हैं।