Mailings Tab in MS Word In Hindi मेलिंग टैब माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2007

Mailings Tab in MS Word का उपयोग Letter, Lable, Invoice, इत्यादि जैसे डोक्युमेंट बनाने के लिए किया जाता है। और उसे अपने दोस्तों और रिश्तेदारों और खास लोगों के पास मेल द्वारा भेज सकते हैं। Mailings Tab in MS Word के अंतर्गत आप क्या कुछ कर सकते है। और उसका कैसे इस्तेमाल करते हैं। सभी जानकारी निचे पढ़ सकते हैं।

Mailings Tab in MS Word

Create: क्रिएट

लेबल और एनवलोप बनाने के लिए, Mailings Tab in MS Word का उपयोग किया जाता है। इसके लिए, सबसे पहले आपको वर्ड डॉक्यूमेंट में जाकर मेलिंग टैब का चयन करना होगा। फिर आप एनवलोप या लेबल का चयन कर सकते हैं और आपको उसमें अपने डिटेल भरने का विकल्प भी मिलता है। एनवलोप या लेबल को अपनी पसंद के अनुसार कॉन्फ़िगर किया जा सकता है और फिर उन्हें प्रिंट किया जा सकता है।

Envelope: एवेलोप

एवेलोप बनाने के लिए Mailings Tab in MS Word में इसका का उपयोग करें:

  1. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2007 खोलें और “मेलिंग” टैब पर क्लिक करें, जो रिबन के शीर्ष में होता है।
  2. “Envelope” बटन पर क्लिक करें।
  3. “Envelope ऑप्शंस” डायलॉग बॉक्स में, अपने डोक्युमेंट के आकार के अनुसार एनवेलोप का साइज चुनें।
  4. Envelope का दायें कोना ऊपर होना चाहिए। इसके लिए “फ्लैप पोजीशन” में “UP” सेलेक्ट करें।
  5. “Envelope General” में, पता ब्लॉक का उपयोग करने के लिए ज्यादा जानकारी दर्ज करें।
  6. “Envelope फॉन्ट” में, Envelope पर उत्तरों और पता ब्लॉक पर उत्तरों के लिए फ़ॉन्ट, आकार और रंग इत्यादि को सेलेक्ट कर सकते हैं।
  7. जब आप सभी जानकारी को भर लेते हैं तब आप “Envelope Option” डायलॉग बॉक्स को बंद करने के लिए “OK” पर क्लिक करें।
  8. आपका एनवेलोप तैयार है। अब आप इसे प्रिंट कर सकते हैं।

ध्यान रखें कि यह सिर्फ माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2007 के लिए है, आपके पास कोई दूसरा वर्शन है तो उसके लिए थोड़ा अलग दिख सकता है। आपके वर्शन में मेलिंग टैब और एनवेलोप बनाने के तरीके अलग हो सकते हैं।

इसके अलावा, आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार Envelope बनाने के लिए तैयार प्रारूप भी उपलब्ध हैं, जिनमें आपको सिर्फ अपने डिटेल दर्ज करने की ज़रूरत होती है। उन फॉर्मेट को खोलने के लिए आप वर्ड मेनू से “File” और फिर “New” चुनें, और फिर “Envelope” फॉर्मेट में से किसी एक का चयन करें। इसके बाद, वह आपके फॉर्मेट के साथ एक Envelope तैयार कर देगा जिसे आप प्रिंट कर सकते हैं।

Preview: प्रीव्यू

Mailings Tab in MS Word का उपयोग करके आप लेबल और एनवलोप को प्रीव्यू कर सकते हैं। प्रीव्यू ऑप्शन का उपयोग करके, आप देख सकते हैं कि आपके बनाए गए लेबल या एनवलोप कैसे दिखेंगे जब आप उन्हें प्रिंट करेंगे। आप इसके लिए लेबल या एनवलोप का चयन करके “प्रिंट” बटन के बजाए “प्रिंट प्रीव्यू” बटन पर क्लिक कर सकते हैं। इससे आपको एक पृष्ठ में कई लेबल या एनवलोप की डिजाइन का पूरा अवलोकन होगा। आप इस प्रीव्यू में Font, Size, Color, Lifespan आदि को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं और उन्हें एडिट भी कर सकते हैं।

Feed: फीड

Mailings Tab in MS Word का उपयोग करके आप Feed Label और एनवलोप बना सकते हैं। फीड लेबल और एनवलोप उन व्यक्तियों के लिए उपयोगी होते हैं जिन्हें निरंतर बार-बार एक ही प्रकार के सामग्री को भेजने की आवश्यकता होती है। इनके उपयोग से, आप अपने भेजने वाले सामग्री को सुविधाजनक ढंग से तैयार कर सकते हैं और बहुत समय बचा सकते हैं।

Feed Label बनाने के लिए, आपको सबसे पहले एक Label डॉक्यूमेंट बनाना होगा। इसके बाद, आपको Mail Merge के लिए एक Data Source की आवश्यकता होगी। डेटा सोर्स जोड़ने के बाद, आपको एक लेबल बनाने के लिए Mailing Tool का उपयोग करना होगा।

Labels: लेबल्स

लेबल डॉक्यूमेंट में, आपको फीड लेबल के साथ संबंधित सभी जानकारी जोड़नी होगी जैसे कि नाम, पता, संपर्क नंबर आदि। इसके बाद, आप फीड एनवलोप बना सकते हैं जो इन लेबलों को धारण करेगा। इसके बाद, आप फीड एनवलोप के समान तरीके से फीड लेबल बना सकते हैं। फीड एनवलोप आपके फीड लेबलों को Proper Communication के लिए Structured करता है। फीड एनवलोप में आपको संदेश देने वाले व्यक्ति का पता, आपका पता, टिकट, भुगतान के बारे में जानकारी आदि शामिल होती है।

एनवलोप बनाने के लिए, आपको सबसे पहले नमूना एनवलोप चुनना होगा जो आपकी आवश्यकताओं के अनुसार होता है। नमूना एनवलोप के बाद, आपको मेल मर्ज के लिए एक डेटा सोर्स की आवश्यकता होगी। डेटा सोर्स जोड़ने के बाद, आपको मेलिंग टूल्स का उपयोग करके एनवलोप बनाना होगा। एनवलोप में संदेश देने वाले व्यक्ति के नाम और पते को सही ढंग से जोड़ना आवश्यक होता है ताकि उन्हें आसानी से पहचाना जा सके।

Start Mail Merge: स्टार्ट मेल मर्ज

आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेल मर्ज शुरू करने के लिए “स्टार्ट मेल मर्ज” विकल्प का उपयोग कर सकते हैं। इसे शुरू करने के लिए, आपको सबसे पहले “मेलिंग” टैब पर क्लिक करना होगा। इसके बाद, आपको “स्टार्ट मेल मर्ज” बटन पर क्लिक करना होगा।

स्टार्ट मेल मर्ज क्लिक करने के बाद, आपको अपने मेल मर्ग के प्रकार का चयन करना होगा, जैसे कि लेबल, एनवलोप या ईमेल। इसके बाद, आपको एक डेटा सोर्स का चयन करना होगा, जो आपके मेल मर्ग में उपयोग किए जाने वाले नाम, पते और अन्य विवरणों के लिए उपलब्ध होगा।

आप अपने डेटा सोर्स को एक स्प्रेडशीट से लोड कर सकते हैं या एक नया डेटा सोर्स बना सकते हैं। एक बार जब आप अपने डेटा सोर्स का चयन करते हैं, आपको एक स्टेप-बाई-स्टेप विज़ार्ड में आगे बढ़ने के लिए कहा जाएगा जो आपको मेल मर्ग के लिए आवश्यक फ़ील्ड को चुनने की अनुमति देगा।

Start Mail Merge: स्टार्ट मेल मर्ज

इसके द्वारा Mailings Tab in MS Word में एक लेख को बहुत सारे पते पर भेज सकते हैं। Word 2007 इस ऑप्शन का उपयोग खास तौर पर Companies, Universities आदि में करते हैं। तो इस पर क्लिक करते ही Mail Merge नाम का निम्नलिखित Task Pane खुलेगा।

Task pane में Letters का चयन करके नीचे Next: Starting डॉक्यूमेंट पर क्लिक करें। अब जो task pane खुलेगा उसमे तीन ऑप्शन हैं।

1- Use the current document इसका चयन खुले हुए डॉक्यूमेंट को अलग अलग पते पर भेजने के लिए करते हैं।

2- Start from template इसका चयन word template file में लिख कर उसे अलग अलग पतों पर भेजने के लिए करते हैं।

3- Start form existing document इस का चयन पहले से उपस्थित फाइल को अलग अलग पतों पर भेजने के लिए करते हैं। इनमे से पहले वाले Use the current document option का चयन करके नीचे Next: select recipients पर क्लिक करें। अगले पेज वाला task pane खुलेगा उसमे तीन ऑप्शन हैं।

1- Use an existing list 2- Select form outlook contacts 3- Type a new list इन तीनो तीसरे नंबर वाले Type a new list ऑप्शन का चयन करें। इसके बाद नीचे next write your letter पर क्लिक करें निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स खुलेगा। इसमें आप उन पतों की एंट्री करें जिन पर भेजना है।

Mailings Tab MS Word

New Entry :- नई एंट्री करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।

Delete Entry :- की गयी एंट्री को डिलीट करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।

Find entry :- की गयी एंट्री को खोजने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।

Filter and sort :- रिकॉर्ड को छांट कर क्रम में करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।

Customize :- Mailings Tab in MS Word के द्वारा फील्ड नाम की setting अपने अनुसार कर सकते हैं। इस पर क्लिक करते ही निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स खुलेगा।

Mailings Tab MS Word

Add :- इस बटन का उपयोग फील्ड में नया नाम डालने के लिए करते हैं। इस पर क्लिक करते ही डायलॉग बॉक्स खुलेगा जिसमे नाम लिख कर ok करें।

Delete :- इस बटन का उपयोग सेलेक्ट किये हुए field name को मिटने के लिए करते हैं।

Rename :- इस बटन का उपयोग select किये हुए field name के नाम को बदलने के लिए करते हैं।

Move Up :- इस बटन का उपयोग सेलेक्ट किये हुए field name को ऊपर करने के लिए करते हैं।

Move Down :- इस बटन का उपयोग सेलेक्ट किये हुए field name को नीचे करने के लिए करते हैं। अब इन ऑप्शन में से जिसकी आवश्यकता है उसका उपयोग करके ok करें। और दिख रहे New address list के डायलॉग बॉक्स में उन सभी पतों की एंट्री करें जिन पतों पर भेजना है।

इसके बाद इस डायलॉग बॉक्स को close कर इस address वाली फाइल को किसी नाम से सेव करें। आपके सामने निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स खुलेगा। इसमें उपस्थित Edit button के द्वारा एंट्री में किसी भी तरह का बदलाव कर सकते हैं। इसके बाद ok बटन पर क्लिक करके task pane में Next पर क्लिक करे।

और इसके बाद दिखने वाले task pane में next preview your letter पर क्लिक करें। एक और task pane खुलेगा जैसा कि अगले पेज में दिख रहा है। अब इस more item option पर क्लिक करें निम्नलिखित dialog box खुलेगा। 

इसमें उपस्थित field name से हर एक का चयन करके insert button के द्वारा डॉक्यूमेंट के उस भाग में लाएं जहाँ चाहते हैं। इसके बाद इस डायलॉग बॉक्स को क्लोज कर दें। इसके बाद उपस्थित task pane में Next : Preview your letters पर क्लिक करें।

निम्नलिखित task pane खुलेगा। इसमें Next complete the merge पर क्लिक करें। निम्नलिखित task pane खुलेगा जिसमे प्रिंट के द्वारा सभी पतों को डॉक्यूमेंट पर प्रिंट कर सकते हैं।

Show Mail Merge Tool bar :- इस ऑप्शन के द्वारा Show Mail Merge Tool bar को ला सकते हैं। और छुपा सकते हैं। इस टूलबार में वह सभी ऑप्शन हैं। जो mail merge task pane में है।

Select Recipients सेलेक्ट रेसिपिएँटस

जब आप मेल मर्ज के दूसरे चरण में पहुंचते हैं, तो आपको “Select Recipients” विकल्प मिलता है। इस विकल्प का उपयोग करके आप अपनी डेटाबेस से संचार करने वाले विभिन्न व्यक्तियों की सूची का चयन कर सकते हैं। आप अपनी सूची को एक नए एक्सेल फ़ाइल से भी इम्पोर्ट कर सकते हैं।

एक बार जब आप अपने संदेश के लिए रेसिपिएंट्स का चयन कर लेते हैं, आप उन्हें अलग-अलग तरीकों से निर्दिष्ट कर सकते हैं। आप टेम्पलेट के बनावट के अनुसार अलग-अलग मेल मर्ज निर्देश भी जोड़ सकते हैं, जैसे वर्डिंग, तालिका और फॉर्मेटिंग विकल्प।

इस चरण में, आप भी अपने संदेश के बॉडी को लिख सकते हैं और जो भी डाटा आप अपनी लेबल या एनवलोप में शामिल करना चाहते हैं, उसे भी जोड़ सकते हैं। आप अपने संदेश के लिए विभिन्न विकल्पों का उपयोग करके संदेश को व्यक्तिगत बनाने के लिए भी जा सकते हैं, जैसे नाम, पता, लेखक या अन्य विवरण।

Mailings Tab in MS Word मे select recipient पर क्लिक करेंगे तो आपके सामने तीन ऑप्शन दिखाई देंगे जो निम्न हैं।

1. Type new list :- इस ऑप्शन से आप Mail Recipients नयी लिस्ट बना सकते है।

2. Use existing list :- इस ऑप्शन से आप पहले से बनी हुई लिस्ट का इस्तेमाल कर सकते हैं।

3. Select form outlook contacts :- इस ऑप्शन से आप outlook में कांटेक्ट लिस्ट का इस्तेमाल कर सकते हैं।

Edit Recipient List: एडिट रेसिपिएँटस लिस्ट

इस Option से आप ने जो Mail Recipient की लिस्ट बनायीं है। उसको एडिट कर सकते हैं अर्थात उसमे और लोगों का नाम एड्रेस इत्यादि add कर सकते हैं तथा मिटा भी सकते हैं।

एडिट रेसिपिएंट्स सूची क्लिक करने के बाद, एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा जिसमें आप रेसिपिएंट सूची के सभी डिटेल को एडिट कर सकते हैं। आप एक नया रेसिपिएंट जोड़ने के लिए “New” बटन पर क्लिक कर सकते हैं और उन्हें संपादित करने के लिए एक रेसिपिएंट का नाम चुनें और “Edit” बटन पर क्लिक करें।

आप वर्तमान में उपलब्ध रेसिपिएंटों को देखने के लिए भी सूची को फ़िल्टर कर सकते हैं या सॉर्ट कर सकते हैं। एक बार जब आप रेसिपिएंट सूची को एडिट कर लेते हैं, आप अगले स्टेप में अपनी मेल मर्ज डॉक्यूमेंट तैयार करने के लिए तैयार होंगे।

Write & Insert Fields राइट एंड इन्सर्ट फील्ड्स

Write & Insert Fields एक महत्वपूर्ण फंक्शन है जो मेल मर्ज प्रक्रिया के दौरान उपयोग में लाया जाता है। यह फंक्शन आपको अपने डॉक्यूमेंट में फील्ड्स जोड़ने देता है, जैसे कि Name, Address, Phone No. आदि। यह फील्ड्स डॉक्यूमेंट के अन्य विवरणों से अलग होते हैं जो मेल मर्ज प्रक्रिया के दौरान एक्सेस किए जाते हैं और इन फील्ड्स को एक साथ लेकर आप एक नया डॉक्यूमेंट बना सकते हैं।

फील्ड जोड़ने के लिए, सबसे पहले वह स्थान चुनें जहां आप फील्ड जोड़ना चाहते हैं। फिर “Insert” टैब पर जाएं और “Quick Parts” ऑप्शन को चुनें। अब “Field” को चुनें और एक ड्रॉपडाउन मेनू दिखाई देगा। इसमें से आप वह फील्ड चुनें जो आप अपने डॉक्यूमेंट में जोड़ना चाहते हैं।

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Highlight Merge Fields: हाईलाइट मर्ज फील्ड

Mail Merge में Highlight Merge Field का उपयोग किया जाता है ताकि आप देख सकें कि आपके Mail Merge डॉक्यूमेंट में फील्ड कहां पर होंगे। Highlight Merge Field का उपयोग करने के लिए, आपको Mail Merge विकल्पों में “Preview Results” बटन पर क्लिक करना होगा। इसके बाद, आपको मेल मर्ज फील्ड के नाम पर क्लिक करना होगा जिसे आप हाइलाइट करना चाहते हैं। जैसे ही आप क्लिक करेंगे, फील्ड रंगीन हो जाएगा ताकि आप उसे आसानी से ढूंढ सकें।

Address Block: एड्रेस ब्लाक

एड्रेस ब्लॉक Mail Merge डॉक्यूमेंट में उपयोग किया जाने वाला एक फॉर्मेट है जो प्रत्येक प्राप्तकर्ता के नाम, पता और अन्य संपर्क विवरणों को शामिल करता है। एड्रेस ब्लॉक में आमतौर पर प्राप्तकर्ता का पूरा Name, Address, City, State और Pin Code शामिल होते हैं। यह उपयोगकर्ता को समझने में मदद करता है कि Mail Merge डॉक्यूमेंट को किस पते पर भेजना है।

एड्रेस ब्लॉक को तैयार करने के लिए, आपको एड्रेस ब्लॉक फॉर्मेट में विवरण जोड़ने की आवश्यकता होती है। एड्रेस ब्लॉक फॉर्मेट के बारे में जानने के लिए, आप वर्ड के मेल मर्ज टैब में जाकर “Address Block” बटन पर क्लिक कर सकते हैं। इसके बाद, आप एड्रेस ब्लॉक फॉर्मेट को अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित कर सकते हैं, जैसे कि नाम के लिए पूरा नाम, पते के लिए गली का नाम और शहर राज्य और पिन कोड के लिए उपयुक्त फ़ील्ड।

Greeting Line: ग्रीटिंग लाइन

Greeting Line एक Mail Merge डॉक्यूमेंट में इस्तेमाल किया जाने वाला एक संदेश होता है जो स्पष्ट करता है कि डॉक्यूमेंट किस उद्देश्य के लिए है और इसमें क्या शामिल है। यह डॉक्यूमेंट की शुरुआत में आता है और आमतौर पर इसमें संबंधित व्यक्ति को सम्बोधित किया जाता है। इसे Mail Merge फील्ड का उपयोग करके एक टेम्पलेट में जोड़ा जाता है जिसे विभिन्न प्रकार के डॉक्यूमेंट में उपयोग किया जा सकता है, जैसे Letter, Notice, Certificate आदि। इसे आमतौर पर विनम्र और संबेदनशील ढंग से लिखा जाता है जो डॉक्यूमेंट के उद्देश्य और संबंधित व्यक्ति के साथ Communication को दर्शाता है।

Insert Merge Field: इन्सर्ट मर्ज फील्ड

Insert Merge Field एक सुविधा है जो Mailings Tab in MS Word में उपलब्ध है और इसके द्वारा आप संदेश या दस्तावेज़ में डाटा फ़ील्ड को जोड़ सकते हैं। इस फीचर की मदद से आप एक बार में एक से अधिक डाटा एंट्री को अपने दस्तावेज़ में इंटर्ट कर सकते हैं। आप अपने Mail Merge डॉक्यूमेंट में इस्तेमाल होने वाले फ़ील्ड को जोड़ने के लिए इस्तेमाल कर सकते हैं, जैसे कि Select Repeater, Greeting Line और अधिक। इन्सर्ट मेल मर्ज फील्ड के इस्तेमाल से आप अपने डॉक्यूमेंट में डाटा एंट्री करने के लिए समय बचा सकते हैं और आसानी से मेल मर्ज फ़ील्ड को एडिट और अपडेट कर सकते हैं।

Rules: रूल्स

Mailings Tab in MS Word के अंतर्गत Rules एक मेल मर्ज टूल होते हैं जो विभिन्न सेटिंग और फिल्टर ऑप्शन के माध्यम से Mail Merge प्रक्रिया को संचालित करते हैं। कुछ मुख्य Rules निम्नलिखित हैं:

  1. Sorting and Filtering Rules: यह रूल आपको अपने डेटा को सॉर्ट और फ़िल्टर करने की अनुमति देता है, जिससे आप अपने विशिष्ट एकॉनॉमिक, जिओग्राफिक या अन्य पैरामीटर के आधार पर रेकॉर्ड को चुन सकते हैं।
  2. Recording and editing rules: यह रूल आपको डेटा एंट्री फॉर्मेटिंग के साथ संपादित करने देता है। आप इस रूल का उपयोग करके अपने रेकॉर्ड में फ़ील्ड जोड़ सकते हैं, फ़ॉर्मेटिंग लागू कर सकते हैं और उन्हें एक्सेस करने के लिए नेविगेट कर सकते हैं।
  3. Input value rules: इनपुट मान रूल आपको इस सुनिश्चय करने में मदद करता है कि आपके डेटा फ़ील्ड में सही तरीके से दर्ज हो रहे हैं या नहीं।

Match Fields: मैच फील्ड

मैच फील्ड एक मेल मर्ज टूल है जो आपको अपने मेल मर्ज डॉक्यूमेंट में आवश्यक फ़ील्ड को ढूँढने में मदद करता है। इस टूल का उपयोग करके आप अपने मेल मर्ज डॉक्यूमेंट में सही फील्ड को आसानी से खोज सकते हैं। आप इस टूल का उपयोग करके आसानी से अपने दस्तावेज़ में जोड़ना चाहते हैं वह स्थान चुन सकते हैं और इस टूल का उपयोग करके आप एक से अधिक मेल मर्ज फ़ील्ड को एक साथ जोड़ सकते हैं।

Update Labels: अपडेट लेबल्स

Mailings Tab in MS Word में जब आप लेबल्स बना लेते हैं, तो अक्सर आवश्यकता होती है कि आप लेबल्स के बारे में जानकारी को अपडेट करना चाहें। यदि आप इसे मैन्युअल रूप से करते हैं, तो आपको हर बार उस स्थान पर जाने की आवश्यकता होती है जहां आप उस फ़ील्ड को अपडेट करना चाहते हैं।

आप इस समस्या को आसानी से हल कर सकते हैं, उपयोगकर्ता अपने दस्तावेज़ में मेल मर्ज को शुरू करने से पहले एक डेटा स्रोत का चयन करता है जिसमें सभी लेबल्स के डेटा शामिल होते हैं। इसके बाद, उपयोगकर्ता लेबल डॉक्यूमेंट के साथ मैच करते हुए एक नया दस्तावेज़ बना सकता है, जो डेटा स्रोत से लेबल्स को भर देगा। इसके बाद, आप लेबल्स को जो आप अपडेट करना चाहते हैं उन्हें आसानी से अपडेट कर सकते हैं और उन्हें नए डेटा से भर सकते हैं।

इस तरीके का उपयोग करने से आपको लेबल्स को अपडेट करने में बहुत समय बचाने में मदद मिलेगी, और आप अपने लेबल्स को आसानी से अपडेट कर सकेंगे।

Preview Result: प्रीव्यू रिजल्ट – Mailings Tab in MS Word

Preview Result विंडो उपयोगकर्ता को एक अंतिम बार देखने की अनुमति देती है कि वे मेल मर्ज की प्रक्रिया के दौरान प्रत्येक दस्तावेज़ और लेबल का पूर्णता से देख सकें। इस विंडो में, आप प्रत्येक लेबल या दस्तावेज़ को देख सकते हैं जैसा कि वे बस्ता हैं, जिससे आप उन्हें संशोधित करने के लिए जानकारी का अनुमान लगा सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी मेल मर्ज दस्तावेज़ ठीक से विन्यस्त हो रहे हैं या नहीं। यह उपयोगकर्ता को विन्यास, अंकगणित और भाषा स्थापित करने का एक अच्छा तरीका भी देता है।

MS Word

Find Recipient: फाइंड रेसिपिएँट

Find Recipient एक फीचर है जो मेल मर्ज प्रोसेस में उपयोग किया जाता है ताकि आप अपनी रेसिपिएंट सूची में से एक या एक से अधिक Recipient को आसानी से खोज सकें। इस फीचर का उपयोग करने के लिए, आपको सेलेक्ट रेसिपिएंट लिस्ट विंडो में जाना होगा और फिर “Find Recipient” बटन पर क्लिक करना होगा। आप फिर एक डायलॉग बॉक्स में एक या एक से अधिक खोज मानदंड दर्ज कर सकते हैं, जैसे नाम, पता या ईमेल पता, और वापस रेसिपिएंट सूची में से मेल मर्ज के लिए उपयुक्त Recipient को चुन सकते हैं।

Auto Check for Errors: ऑटो चेक फॉर एर्रोर्स

Mailings Tab in MS Word में ऑटो चेक फॉर एर्रोर्स, एक फीचर है जो मेल मर्ज के दौरान एक स्कैन लेता है और उपयोगकर्ता को बताता है कि क्या उनके दस्तावेजों में त्रुटियां हैं। यह फीचर माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में उपलब्ध होता है और स्पेलिंग और वाक्य त्रुटियों के साथ-साथ अन्य त्रुटियों को भी चेक करता है, जो मेल मर्ज दस्तावेजों को अधिक प्रोफेशनल बनाने में मदद करता है। उपयोगकर्ता इस फीचर का उपयोग करके सुनिश्चित कर सकते हैं कि उनके दस्तावेजों में कोई भी त्रुटि नहीं है जो उनके वाक्य या वर्ण श्रृंखलाओं को समझदार बनाती हैं।

Finish & Merge: फिनिश और मर्ज – Mailings Tab in MS Word

Finish

Mailings Tab in MS Word में Finish & Merge दो अंतिम चरण होते हैं जो मेल मर्ज प्रक्रिया को पूरा करते हैं। जब आप सभी लेबलों या एनवलोप्स के लिए डेटा फ़ील्ड दर्ज करते हैं, उन्हें प्रीव्यू करते हैं और इसे सही करते हैं, तो आप फिर मेल मर्ज प्रोसेस को समाप्त करने के लिए फिनिश विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।

जब आप फिनिश विकल्प का चयन करते हैं, तो एक डायलॉग बॉक्स आएगा जिसमें आपको एक फ़ाइल नाम देने के लिए कहा जाएगा। इस फ़ाइल में से आप अपने सभी लेबल या एनवलोप्स Export कर सकते हैं।

मर्ज विकल्प का उपयोग करके, आप फ़ाइल के संग्रह में से मेल मर्ग किए गए लेबल या एनवलोप को देख सकते हैं और उन्हें प्रिंट कर सकते हैं। आप इस विकल्प का उपयोग करके एक से अधिक लेबल या एनवलोप को एक साथ प्रिंट कर सकते हैं।

Finish & Merge विकल्प आसानी से उपलब्ध होते हैं और इनका उपयोग करके आप अपने मेल मर्ग प्रोसेस को आसान बना सकते हैं और समय बचा सकते हैं।

Conclusion

Mailings Tab in MS Word का उपयोग आसानी से लेबल, एनवलोप, विविध प्रकार के दस्तावेज और मेल मर्जिंग के लिए किया जा सकता है। इस टैब में अनेक विकल्प होते हैं जो इन तस्वीरों, बॉक्सों और फिल्डों के माध्यम से दस्तावेजों के स्वरूप को संशोधित करने में मदद करते हैं।

आप भी एक बड़े संख्या के लोगों को इमेल भेजने या लिखने के लिए मेल मर्ज का उपयोग कर सकते हैं और इसमें आपको नाम, पता और अन्य विवरणों को एक से अधिक संदर्भों से मैच करने के लिए सुविधा भी होती है। मेलिंग टैब आपको आसानी से अपने दस्तावेजों को प्रिंट और ईमेल करने में मदद करता है जिससे आपकी व्यवस्थितता में सुधार होता है और आप अपने समय का भी बहुत समय बचाते हैं।

इस पूरी पोस्ट को आप Mailings Tab in MS Word PDF मे डाउनलोड करके इसे अपनी डिवाइस मे रख सकते हैं।

FAQ

एमएस वर्ड में मेलिंग टैब क्या है?

एमएस वर्ड में मेलिंग टैब एक फीचर है जो उपयोगकर्ताओं को एक सेट ऑफ टूल्स प्रदान करता है जिनका उपयोग वह वर्ड दस्तावेज़ों के साथ मेल मर्ज करने में कर सकते हैं। इस टैब के माध्यम से उपयोगकर्ता संचिकाओं में से डेटा ले सकते हैं और एक शैली या फॉर्मेट का उपयोग करके इसे दस्तावेज़ में मर्ज कर सकते हैं। मेलिंग टैब में सम्मिलित उपकरणों में सेलेक्ट रेसिपिएंट्स, इन्सर्ट मर्ज फील्ड्स, हाईलाइट मर्ज फील्ड, फाइंड रेसिपिएंट, रूल्स, अपडेट लेबल्स, प्रीव्यू रिजल्ट और फिनिश और मर्ज शामिल हैं।

मेल मर्ज का क्या उपयोग है?

मेल मर्ज का उपयोग बड़े संख्या मेल भेजने के लिए किया जाता है। इसके द्वारा एक ही लेटर को बड़ी संख्या में लोगों के नाम, पता और अन्य विवरणों के साथ भेजा जा सकता है। इससे समय बचाया जा सकता है और प्रोफेशनल लुक के साथ बहुत सारे मेल भेजे जा सकते हैं। यह विभिन्न उद्योगों में उपयोग किया जाता है, जैसे विपणन, बैंकिंग, शिक्षा, वित्त आदि।

Mail Merge में कुल कितने स्टेप होते हैं?

Mail Merge में कुल चार स्टेप होते हैं:
1- Select Recipients: डेटा सोर्स को चुनना, जैसे Excel स्प्रेडशीट या एक डेटाबेस।
2- Compose Mail: मेल बनाने के लिए संदेश, एड्रेस ब्लॉक, ग्रीटिंग लाइन, टेक्स्ट और छवि जोड़ना।
3- Preview Results: एक पूर्ण मेल मर्ज पूर्वावलोकन करने के लिए मेल मर्ज फ़ील्ड का उपयोग करें और जांचें कि सभी रिकॉर्ड ठीक तरीके से मिल रहे हैं।
4- Finish and Merge: अंत में, आप मेल मर्ज डॉक्यूमेंट को प्रिंट, ईमेल, या एक फ़ाइल में एक्सपोर्ट कर सकते हैं।

एमएस वर्ड में मेल मर्ज का उपयोग कैसे करते हैं?

MS Word में Mail Merge का उपयोग निम्नलिखित स्टेप्स के माध्यम से किया जाता है:
सबसे पहले, आपको अपने डेटा स्रोत से एक स्प्रेडशीट फ़ाइल तैयार करनी होगी जिसमें आपकी सभी डेटा सूचियां होंगी जैसे नाम, पता, फोन नंबर आदि।
अब, Mailings टैब पर जाएं और Start Mail Merge बटन पर क्लिक करें।
इसके बाद, आपको दस्तावेज़ के टाइप का चयन करना होगा, जैसे Letters, Emails, Labels, इत्यादि।
अब, एक ग्रीटिंग लाइन और एक एड्रेस ब्लॉक जो आप डेटा स्रोत से ले रहे हैं, इनसर्ट करने के लिए Type a New List बटन पर क्लिक करें।
अब, आपको अपने डेटा स्रोत के फ़ील्ड्स को अपने दस्तावेज़ में मैप करना होगा।
एक बार जब आप अपने दस्तावेज़ में अपने फ़ील्ड को मैप कर लेते हैं, तो आपको एक रेकॉर्ड का पूरा अंश देखने के लिए Preview Results बटन पर क्लिक करना होगा।
अब, आप अपने दस्तावेज़ के अंतिम बाहरी दृश्य में अपनी सभी बदलावों को देख सकते हैं और जब आप तैयार होते हैं, तो Finish & Merge बटन पर क्लिक करदें

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