File Menu MS Word 2003 में आप नई फ़ाइल बना सकते हैं। तथा उन्हें प्रिंट आउट निकल सकते हैं। और पहले से बनी फ़ाइल को भी खोलकर उसमे दोबारा काम शुरू कर सकते हैं।
New न्यू (Ctrl+N) – File Menu MS Word 2003
File Menu MS Word में जब आपको नई फ़ाइल खोलनी है तो आप फ़ाइल मेनू में न्यू Option का इस्तेमाल से नई file खोल सकते हैं। तथा शार्ट कट बटन का भी इस्तेमाल कर सकते हैं।
Open ओपन (Ctrl+O) – File Menu MS Word 2003
File Menu MS Word इस आप्शन से Save की हुई फ़ाइल को खोल सकते हैं। यानि जो फ़ाइल आपने पहले ही किसी नाम से बना रखी है। उस फ़ाइल को दोबारा खोलने के लिए open आप्शन पर click करने से एक डायलॉग बॉक्स दिखायेगा।
Look in के Drop Down list से उस ड्राइव या डायरेक्टरी को Select करें जिसमे फ़ाइल उपस्थित है। नीचे window में फाइलों के नाम दिखाई देंगे उन फाइलों में किसी एक को select करके open button पर क्लिक करें।
या फिर उस नाम पर Double click करें। या फिर फ़ाइल नाम के बॉक्स में उस फ़ाइल का नाम लिख कर Open button पर क्लिक करें जिसको खोलना है। File of Type के Drop down list से जिस प्रकार की फ़ाइल खोलनी है उसे सेलेक्ट करें।
और अगर हर प्रकार की फ़ाइल के नाम को Window में देखना चाहते हैं। तो उसी drop down list से All file select करें।
Close क्लोज (Ctrl+F4) – File Menu MS Word 2003
File Menu MS Word 2003 में खुली हुई फ़ाइल को बंद करने के लिए इसका इस्तेमाल करते हैं।
नोट– अगर खुली हुई फ़ाइल में किसी प्रकार का बदलाव किया गया है। तो इसे बंद करते समय Computer Seve करने के लिए Yes या No का आप्शन दिखायेगा। yes करने से किया गया बदलाव save हो जायेगा। और No करने से बिना save करे पुराने रूप में ही बंद हो जायेगी।
Save सेव (Ctrl+S) – File Menu MS Word 2003
File Menu MS Word 2003 में खुली हुई फ़ाइल को save करने के लिए इस option का इस्तेमाल करते हैं।
नोट– अगर फ़ाइल नै है तो Save पर Click करते ही Dialog box खुलेगा।
Look in के Drop Down list से उस ड्राइव या डायरेक्टरी को Select करें जिसमे फ़ाइल save करनी है। उसके बाद फ़ाइल नाम के बॉक्स में नया नाम लिखें। और save as type के drop down list से उस अंदाज़ को सेलेक्ट करें। जिस प्रकार की फ़ाइल बनानी है। इसके बाद save पर click करें फ़ाइल Save हो जायेगी।
Save As सेव ऐस (Ctrl+Alt+S)
File Menu MS Word 2003 में Save as ऑप्शन खुली हुई फ़ाइल की कॉपी किसी दुसरे नाम से तैयार कर सकते हैं। नयी बन्ने वाली फ़ाइल खुल जायेगी। और पुराणी फ़ाइल बंद हो जायेगी।
Save As Web Page सेव ऐस वेबपेज
File Menu MS Word 2003 में इस option के द्वारा Internet (HTML) की फ़ाइल बनाकर save कर सकते है।
File Search फ़ाइल सर्च – File Menu MS Word 2003
इसका उपयोग किसी भी शब्द के बारे में जानने के लिए करते हैं। कि यह कितनी फाइलों में है।
तरीका– इस पर क्लिक करते ही दायीं तरफ task pane आएगा। जिसमे search text के बॉक्स में वह शब्द लिखें। और search in के drop down list से उस Drive directory का चयन करें। जिसमे उपस्तिथ फ़ाइल को खोलना है। इसके बाद result should be drop down list से फ़ाइल टाइप का चयन करें
और Go button पर click करें। उन सभी फाइलों के नाम दिखाई देंगे जिसमे यह शब्द उपस्थित होगा। जैसा कि search task pane में फ़ाइल का नाम दिखाई दे रहा है।
Permission परमिशन – File Menu MS Word 2003
इसके अंतर्गत उपस्थित option के द्वारा कुछ खास लोगों को Document को देखने और उसमे बदलाव करने से सम्बंधित अनुमति दे सकते हैं। और दिए गए अनुमति को ख़त्म करना चाहें तो ख़त्म कर सकते हैं।
तरीका– File menu में permission option के अंतर्गत Do not distribute पर Click करें। permission नाम का dialog box आजायेगा। जिसमे Restrict Permission to this <file type> के check box पर क्लिक करें।
इसके बाद read और change के बॉक्स में उस व्यक्ति का नाम और e-mail address लिखें जिसे permission देना चाहते हैं। इसके बाद अपने डॉक्यूमेंट को सेव करने के लिए ok करें। ताकि जिन्हें हमने distribute किया है उन्हें permission मिल जाये।
नोट– इस आप्शन का उपयोग (IRM) Information Right Management के द्वारा कर सकते हैं। क्यों कि यह sensitive document and email message को अनधिकृत व्यक्तिओं के द्वारा Forward और copy करने से रोकता है।
नोट– IRM का उपयोग करने के लिए Windows Right Management client का Install होना आवश्यक है।
Versions वर्शन
इसका उपयोग अपनी फ़ाइल में अलग-अलग Date में save किये गए डेटा से सम्बंधित कोई comment लिख कर उसे सेव करें। फिर बाद में अपनी आवश्यकतों के अनुसार डेट वाइज सेव किये हुए डेटा में बदलाव करने के लिए करते हैं।
इसे इस तरह भी कहा जा सकता है। कि versions का उपयोग अपने डॉक्यूमेंट को date/day wise, save करने के लिए तथा अपनी आवश्यकता के अनुसार केवल edit करने के लिए करते हैं। इस पर क्लिक करते ही निम्नलिखित dialog box खुलेगा।
इसमें save now पर क्लिक करके डॉक्यूमेंट के उस paragraph से सम्बंधित कमेंट लिखें जिसमे cursor है। ताकि बाद में जब भी date wise, save किये गए paragraph में बदलाव करना चाहें तो कर सकते हैं। इस आप्शन पर क्लिक करके उसमे उपस्थित date/day wise, comment पर क्लिक करके ओपन करें। आपके सामने वही paragraph नए स्क्रीन में खुल जायेगा। जिसमे आप अपनी इच्छानुसार बदलाव कर सकते है।
Web Page Preview वेब पेज प्रीविव
इस आप्शन के द्वारा खुली हुई फ़ाइल को .html फ़ाइल बना कर internet explorer में देख सकते हैं।
Page Setup पेज सेटअप – File Menu MS Word 2003
इसके द्वारा पृष्ठ की सेटिंग करते हैं। इस पर क्लिक करते ही नीचे दिखाया गया dialog box दिखेगा।
1. Margins के Tab Button पर क्लिक करने से उसके अंदर उपस्थित आप्शन के द्वारा पृष्ठ के चरों तरफ Margin और Header और Footer के लिए जगह फिक्स कर सकते हैं।
2. Paper के Tab button पर क्लिक करने से उसके अंदर उपस्थित आप्शन के द्वारा पृष्ठ की साइज़ और रुख यानि लमबाई में चाहिए या चौड़ाई में चाहिए इसको फिक्स कर सकते हैं।
3. Layout इस Tab Button पर क्लिक करने से उसके अंदर उपस्थित आप्शन के द्वारा पृष्ठ के चरों तरफ line या border line Number ला सकते हैं। इसके अलावा पृष्ठ में ऊपर नीच या बीच से लिखना है इन चीज़ों को फिक्स करते हैं।
इस पर क्लिक करने से Page Setup नाम का ऊपर दिखाया गया Dialog Box दिखेगा। जिसमे line number के push button क्लिक करने से नीचे दिखाया गया डायलॉग बॉक्स खुलेगा। Add line numbering के check box का चयन करने पर ही नीच के सभी option चलेंगे।
1. Start at के Spin box में वह संख्या लिखें जिस संख्या से लाइन नम्बर की करना चाहते हैं।
2. From text के Spin box में जितना इंच फिक्स करेंगे उतनी दूरी टेक्स्ट और लाइन नम्बर के बीच होगी। इस दूरी की limit 0″ से 22″ तक है।
3. Count by के Spin box में जितना नम्बर देंगे उतनी लाइन के बाद अगला नम्बर आएगा।
4. Restart each page के radio button का चयन करने से सभी पृष्ठ में शुरू से नम्बर की शुरुआत होगी।
5. Restart each section के radio button का चयन करने से हर भाग में शुरू से नम्बर की शुरुआत होगी।
6. Continue के radio button का चयन करने से नम्बर नम्बर क्रम से आते रहेंगे। और अगर पृष्ठ के चरों तरफ Border लाना है तो Page setup Dialog box में Border के push button पर क्लिक करने से नीच डायलॉग बॉक्स खुलेगा।
इसमें उपस्थित option के द्वारा पृष्ठ और पैराग्राफ के चरों तरफ लाइन, डिज़ाइन बॉर्डर, पैराग्राफ के background को अपनी इच्छानुसार रंगीन बना सकते हैं।
Print Preview प्रिंट प्रीविव – File Menu MS Word 2003
प्रिंट से पहले अपने पृष्ठ को देखने के लिए। कि प्रिंट कैसा आएगा, इस आप्शन का उपयोग करते हैं।
Print प्रिंट (Ctrl+P) – File Menu MS Word 2003
File Menu MS Word 2003 में इसके द्वारा खुली हुई फ़ाइल को प्रिंट करते हैं।
Send to सेेंड टू
इसके अंतर्गत उपस्थित option से द्वारा internet पर अपनी फ़ाइल भेज सकते हैं। जिसमे सबसे नीचे Microsoft Power point है। इसके द्वारा उपस्थित फ़ाइल को पॉवरपॉइंट में भेज सकते हैं। जो MS Office के प्रोग्राम में से एक प्रोग्राम है।
Properties प्रोपर्टीस – File Menu MS Word 2003
File Menu MS Word 2003 में अपनी फ़ाइल से संबंधित सभी जानकारी लिखते हैं। इस पर क्लिक करते ही निम्नलिखित property bar दिखेगा। जिसमे फ़ाइल से सम्बंधित Details उपस्थित होंगी।
इस के अलावा अगर आप फ़ाइल से सम्बंधित संक्षिप्त जानकारी लिखना चाहें तो Summary Button पर क्लिक करके लिख सकते हैं। इसके अलावा इसमें उपस्थित tab button पर क्लिक करके फ़ाइल से सम्बंधित जानकारी हासिल कर सकते हैं।
Exit एग्जिट – File Menu MS Word 2003
File Menu MS Word 2003 के अंतर्गत exit के द्वारा प्रोग्राम को बंद कर सकते हैं।
नोट– अगर फ़ाइल Save नहीं है तो फ़ाइल बंद करने से पहले Save करने का option आएगा।