Data Menu MS Excel 2003 डाटा मेनू माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल

Data Menu MS Excel 2003 के अंतर्गत आप अपनी फाइल में मौजूद डाटा को क्रम से छांट सकते हैं। तथा फ़िल्टर और subtotal कर सकते हैं।

Sort सॉर्ट – Data Menu MS Excel

Data Menu MS Excel में इस ऑप्शन का उपयोग किसी भी डेटा को क्रम से लाने के लिये करते हैं।

जैसे कंपनी दुकान स्कूल आदि मे अपने कर्मचारी या खरीदार की जो किताब “Register” तैयार करते हैं।

उसमे नाम तारीख वेतन आदि को इस ऑप्शन कि साहयता से एक क्रम से कर सकते हैं।

Data Menu MS Excel

इस ऑप्शन पर क्लिक करते ही इसका डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।

जिसमे उपस्थित ऑप्शन का उपयोग करने के लिये निम्नलिखित तरीके को अपनाया है।

तरीका-सबसे पहले निम्नलिखित टेबल मे उपस्थित रिकॉर्ड की अपनी शीट मे एंट्री करें।

इसके बाद शार्ट डायलॉग बॉक्स मे Sort by के drop down लिस्ट से नाम का चयन करके ok करें।

सभी नाम एक क्रम से हो जाएँगे। और अगर आप यह चाहते हैं कि एक जैसे जितनें भी नाम हैं वह सभी नाम महीने के हिसाब से भी एक क्रम से हो जाये।

तो ऐसा करने के लिये Sort डायलॉग बॉक्स से then by के drop down लिस्ट से Month का चयन करके ok करें। सभी नाम महीने के हिसाब से एक क्रम से हो जाएँगे।

Filter फ़िल्टर – Data Menu MS Excel

इस ऑप्शन की सहायता से बने हुए रेकॉर्ड मे इच्छा के अनुसार किसी भी रो को छांट सकते है।

इसके अन्तर्गत तीन ऑप्शन हैं। जो नीचे निम्नलिखित हैं।

1- Auto Filter :- इसकी सहायता से रिकॉर्ड मे से अपनी इच्छानुसार किसी भी रो को आसानी से छांट सकते हैं।

ऐसा करने लिए सबसे पहले अपने रिकॉर्ड मे से किसी भी सेल को सलेक्ट करें। और इस ऑप्शन पर  क्लिक करें।

2- Show All :- इस ऑप्शन की सहायता से सभी रिकॉर्ड को प्रदर्शित कर सकते हैं।

नोट- यह ऑप्शन उस समय चालू होगा जब आप रिकॉर्ड मे से कुछ रो छांट रखे होंगे। यह बिलकुल आल ऑप्शन की तरह है।

3- Advance Filter :- इस ऑप्शन की सहायता से भी तैयार किये हुए रिकॉर्ड मे से अपनी इच्छानुसार किसी भी रिकॉर्ड को छांट सकते हैं।

इस ऑप्शन की खासियत यह है कि इस ऑप्शन की सहयता से रिकॉर्ड को छांटने के साथ-साथ उसकी कॉपी भी तैयार करना चाहें तो कर सकते हैं।

Form फॉर्म – Data Menu MS Excel

इस ऑप्शन की सहायता से तैयार किये गये रिकॉर्ड मे नया रिकॉर्ड दाखिल कर सकते हैं।

इस पर क्लिक करते ही इसका डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।

जिसमे रिकॉर्ड की सभी हेडिंग उपस्थित होंगी और हर हैडिंग के सामने एक बॉक्स दिखाई देगा।

जिसमे आप उस हैडिंग से सम्बन्धित रिकॉर्ड लिखेँ और टैब बटन दबा कर दुसरे बॉक्स मे कर्सर ले जाऐं।

और वहां भी उसमे सम्बन्धित रिकॉर्ड लिखे। जब पूरा रिकॉर्ड लिख लें तो एंटर बटन दबाएं।

Subtotal सबटोटल – Data Menu MS Excel

Data Menu MS Excel में इस ऑप्शन की सहायता से सभी टोटल निकालते हैं।

तरीका- सबसे पहले इस नक्शे के मुताबिक एक रिकॉर्ड तैयार करे।

इसके बाद पुरे रिकॉर्ड को सेलेक्ट करें और Subtotal ऑप्शन पर क्लिक करें।

सब टोटल नाम का डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। जितनी सेल का sab टोटल करना चाहते है वो सेल सेलेक्ट करें।

Validation वेलिडेशन – Data Menu MS Excel

Data Menu MS Excel

इस ऑप्शन की सहायता से किसी भी सेलेक्ट किये हुए रेंज मे फिक्स किया हुआ नम्बर ही लिख सकते हैं।

यानी सेलेक्ट किया हुआ रेंज दूसरी चीज़ को स्वीकार नहीं करेगा। 

जैसे हम यह चाहते हैं कि सेलेक्ट किये हुए रेंज मे 500 से अधिक और 3000 से कम को स्वीकार न करे।

तो इसके लिये इस इस ऑप्शन का उपयोग करते हैं। जैसा कि निम्नलिखत डायलॉग बॉक्स में दिख रहा है।

Table टेबल – Data Menu MS Excel

इस ऑप्शन की सहायता से सेलेक्ट किये गये कॉलम या रो मे उपयोग किये गये फॉर्मूला का रिजल्ट टेबल के रुप मे प्राप्त कर सकते हैं।

Text to Columns टेक्स्ट टो कॉलम

इस ऑप्शन की सहायता से एक सेल से अधिक लिखे गये टेक्सट को अलग-अलग कॉलम मे बाँट सकते हैं।

Consolidate कंसोलिडेट

इस ऑप्शन की सहायता से किसी दूसरी फाइल या खुली हुई शीट मे लिखे डेटा को दूसरी जगह कॉपी करने के लिये उपयोग करते हैं।

Group and Outline ग्रुप और आउटलाइन

Data Menu MS Excel में इस ऑप्शन की सहायता से किसी भी सेलेक्ट किये हुए कॉलम या रो का ग्रूप बना सकते हैँ।

ताकि जब भी इस कॉलम या रो को छिपाना चाहे तो छिपा सकें। और दिखाना चाहें तो दिखा सकें।

Pivot Table and Pivot Chart पिवोट टेबल और चार्ट

Data Menu MS Excel में इस ऑप्शन की सहायता से Pivot table and Pivot chart बना सकते हैं।

Import External Data इम्पोर्ट एक्सटर्नल डाटा

इसके अन्तर्गत कई ऑप्शन है। जिसकी सहायता से किसी दूसरी जगह से डेटा ला सकते हैं। और इसमें बदलाव भी कर सकते हैं।

Refresh Data रिफ्रेश डाटा

ऊपर वाले ऑप्शन की सहायता से जब कोई डेटा अपनी फाइल मे लाएंगे तो यह ऑप्शन चालू हो जाएगा।

अब इस ऑप्शन पर क्लिक करने पर Import नाम का डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। जिसकी सहायता से डाटा ला सकते हैं। 

Leave a Comment